Kohët e fundit, konceptet e Agile and Activity based Working po fitojnë gjithnjë e më shumë popullaritet, dhe shumë kompani tashmë po konsiderojnë mundësinë e zbatimit të tyre në zyrën e tyre, por po përjetojnë disa vështirësi. Menaxhmenti shpesh nuk është në gjendje të bëjë ndryshime të tilla, duke pasur frikë të përballet me pakënaqësinë e punonjësve dhe një ulje të produktivitetit të tyre.
Denis Chernichkin, drejtor i Haworth Business Interiors, na tregoi se pse një ndryshim në konceptin e një zyre të brendshme mund të ndikojë negativisht në punën e kompanisë dhe çfarë duhet të merret parasysh në mënyrë që të organizojmë hapësirën në mënyrë sa më efikase të jetë e mundur.
Cilat janë vështirësitë kryesore në zbatimin e projekteve si Puna e Shkathët dhe e Bazuar në Aktivitet?
- Zyrat e zbatuara sipas këtyre koncepteve, para së gjithash, presupozojnë praninë e shumë fushave të ndryshme funksionale që një punonjës mund të zgjedhë sipas gjykimit të tij, varësisht nga detyra specifike dhe lloji i aktivitetit. Kjo shumëllojshmëri jep një liri të tillë veprimi kur planifikoni një zyrë që personat përgjegjës për këtë ndonjëherë nuk kanë ide se ku të fillojnë, në çfarë të përqendrohen, ose të mos vendosin fare për ndryshime të rëndësishme, dhe nëse e bëjnë këtë, ata nuk mund të formulojnë qartë detyrë dhe shpjegoju arkitektëve se çfarë rezultati duhet të arrihet. Zakonisht formulimet janë tepër abstrakte, bazuar në ndjenja dhe tendenca sesa në fakte dhe statistika konkrete. Këto dëshira janë larg nga një detyrë teknike me kuptim, e strukturuar dhe me cilësi të lartë, e cila pasqyron kërkesat për një hapësirë efikase sot dhe në një distancë prej tre deri në pesë vjet për një kompani të caktuar. Rezultati mund të rezultojë i papërshtatshëm për pritjet e klientit.
Shpesh, kompanitë, duke mos kuptuar se çfarë saktësisht dëshirojnë të marrin, fillojnë të kopjojnë idetë e zyrave ekzistuese pa u përshtatur me nevojat e tyre dhe duke i zbatuar ato në një hapësirë krejt tjetër, në kushte të ndryshme, në ekipe të tjera që në thelb nuk janë të gatshme të pranojnë të tilla konceptet. Si rezultat, kjo çon në një rënie të ndjeshme të produktivitetit.
Pavarësisht nga fakti se këto vështirësi janë më të qenësishme në kalimin në konceptet e Shkathtësisë dhe Punës së Bazuar në Aktivitet, ato mund të lindin në krijimin e çdo hapësire. Sigurisht, është më lehtë të krijosh një zyrë standarde "hapësirë të hapur", ku shpesh përdoren zgjidhje të të njëjtit lloj, por vështirësi në formulimin e kërkesave për hapësirë efektive lindin edhe në raste të tilla.
Si e përkufizoni hapësirën efektive të zyrës?
- Kjo është një hapësirë që i bashkon njerëzit dhe ku ata janë më produktivë dhe efikasë. Ky është ambienti brenda të cilit ekipet e punës ose specialistë individualë mund të maksimizojnë potencialin e tyre, kur hapësira përreth nuk i pengon, por ndihmon. Dhe meqenëse çdo ekip dhe secili specialist ka karakteristika individuale, hapësira efektive është unike për secilën organizatë individuale. Nuk ka një skenar të vetëm ose përgjigje të saktë, sepse shumë varet nga qëllimet e kompanisë. Për disa, për momentin, është e rëndësishme të zvogëlohen kostot, të zvogëlohen metrat katrorë për person, për të tjerët - për të krijuar një produkt të ri ose për të sjellë një teknologji të re në treg, për dikë - për të rritur kënaqësinë e klientit dhe cilësinë e shërbimit. Ndonjëherë këto detyra janë në konflikt. Prandaj, secila kompani duhet të përcaktojë cilat janë qëllimet e saj, kriteret për sukses dhe si ta arrijnë atë, dhe se si hapësira mund të ndihmojë në përmbushjen e këtyre detyrave.
Unë do të sugjeroja të filloja duke identifikuar një parametër shumë të rëndësishëm - kulturën organizative. Sheshtë ajo që i dallon kompanitë nga njëra-tjetra. Kjo është një karakteristikë jashtëzakonisht e rëndësishme që shpesh nënvlerësohet në tregun tonë, megjithëse rëndësia e saj është njohur prej kohësh në botë. Njohja dhe kuptimi i kulturës së kompanisë suaj e bën më të lehtë përcaktimin e hapësirës që i nevojitet.
Si mund të lidhet kultura me hapësirën?
- Kultura prek fjalë për fjalë të gjitha aspektet e aktiviteteve të një organizate, duke përfshirë menaxhimin, proceset e biznesit, produktet e krijuara, tërheqjen dhe mbajtjen e punonjësve, sistemin e vendimmarrjes, reputacionin dhe shumë më tepër. Ai ndërton një ndjenjë sigurie, përkushtimi ndaj kompanisë dhe ndikon në kënaqësinë dhe produktivitetin e punonjësve. Prandaj, shpesh shihet si një pasuri e plotë dhe shumë e rëndësishme e organizatës.
Zakonisht kultura në një kompani shoqërohet me gjëra zyrtare, të tilla si vlerat e korporatave, standardet e punës, kodet e sjelljes - të ashtuquajturit faktorë të dukshëm. Por ka edhe faktorë të padukshëm që përcaktojnë rregullat dhe zakonet e pashprehura të njerëzve. Në këtë zonë, hapësira e punës gjithashtu luan një rol të rëndësishëm, duke përfshirë arkitekturën, ambientet e brendshme dhe zgjidhjet e mobiljeve. Kjo do të thotë, hapësira e punës është një pjesë e rëndësishme e kulturës organizative dhe duhet t'i korrespondojë asaj. Likeshtë si një pjesë e një enigme të marrë nga një set tjetër - jo vetëm që nuk do të përshtatet me elementët fqinjë, por do të shkatërrojë të gjithë tablonë. Theshtë e njëjta gjë me hapësirën. Në shumë mënyra, ajo formon mënyrën se si punon një punonjës, kështu që nëse hapësira nuk i përshtatet kulturës aktuale, njerëzit do të punojnë kundër vlerave të kompanisë.
Rezulton që nëse zhvendosni një punonjës nga një zyrë në tjetrën që dallon dukshëm nga ajo e mëparshme, ai do të punojë ndryshe?
- Sigurisht. Natyrisht, ky ndryshim nuk do të jetë gjithmonë aq i bie shumë në sy, por çështja është që lloji i hapësirës, funksionet e disponueshme në të dhe kultura organizative në përgjithësi përcaktojnë se si një person i afrohet detyrave, bashkëvepron me kolegët dhe merr vendime. Mbi të gjitha, edhe nëse zakonisht nuk e mendojmë, ndikimi i kulturës në sjelljen tonë është vërtet i madh. Vlen të ndryshohet vendi, dhe ne tashmë në mënyrë të pavetëdijshme sillemi ndryshe.
Më pëlqen thënia nga Winston Churchill: "Së pari ne përcaktojmë formën e ndërtesave tona, dhe pastaj ndërtesat tona përcaktojnë formën e sjelljes sonë". Dhe vërtet është. Merrni, për shembull, për krahasim, sjelljen e njerëzve jashtë zyrës - në një restorant të shtrenjtë dhe në një pub të rregullt. Në rastin e parë, ne përpiqemi të përputhemi me nivelin - një stil zyrtar të veshjes, një ton të qetë, shpesh një bisedë mbi tema intelektuale. Por imagjinoni se jemi në një pijetore - sjellja jonë do të jetë më e lirë dhe joformale. E njëjta gjë ndodh në zyra - hapësira ndikon drejtpërdrejt në sjelljen dhe stilin e punës së punonjësve.
Po sikur punonjësit të mos e pëlqejnë hapësirën në të cilën punojnë? Si do të ndikojë kjo tek ata?
- Kjo është një pyetje jashtëzakonisht e rëndësishme. Pakënaqësia e punonjësve me hapësirën për zyre, ku, për shembull, është e pamundur të gjesh një zonë funksionale komode të përshtatshme për një detyrë specifike, ose ka shumë shpërqendrime të bezdisshme, krijon një efekt të rëndësishëm negativ. Por, për fat të keq, punonjësit nuk mund ta ndryshojnë hapësirën ekzistuese më vete. Një autoritet i tillë bie mbi shpatullat e profesionistëve përgjegjës për krijimin e ambienteve të brendshme të zyrës, të cilët duhet të marrin parasysh karakteristikat kulturore të organizatës në mënyrë që të krijojnë një mjedis sa më të rehatshëm. Për më tepër, për shkak të llojeve të ndryshme të aktiviteteve të departamenteve brenda një organizate, ekzistojnë të ashtuquajturat nën-kultura, të cilat gjithashtu duhet të merren parasysh gjatë hartimit.
Të gjithë e dimë që arkitektura e vendeve dhe qyteteve të ndryshme është e ndryshme nga njëra-tjetra, reflekton karakteristikat kulturore dhe krijon një atmosferë unike. Në zyrë, gjithçka është e njëjtë - dizenjimi dhe arkitektura e hapësirës së zyrës duhet të pasqyrojë individualitetin e organizatës dhe ndarjet e saj.
Si mund ta përkufizoni kulturën tuaj organizative dhe të kuptoni se cila hapësirë i përshtatet më mirë?
- Në fakt është fare e thjeshtë. Ekziston një klasifikim i bazuar në kërkime 25 vjeçare nga profesorët e Universitetit të Miçiganit, Cameron dhe Quinn, të quajtur "Vlerat Konkurruese". Shkencëtarët kanë identifikuar katër vlera dominuese në kompani: Bashkëpunimi, Rivaliteti, Krijimi dhe Kontrolli. Çdo vlerë shoqërohet me një sërë karakteristikash të hapësirës së punës që maksimizon mbështetjen e saj. Nga rruga, ky model u njoh nga shumë ekspertë si shumë efektiv dhe hyri në 50 mjetet më të mira të biznesit në histori sipas vlerësimit të Financial Times.
Për shembull, le të hedhim një vështrim në kompanitë ku dominon vlera e Kontrollit. Për këto organizata, çelësi është të bëjnë punën "si duhet". Ato karakterizohen nga një strukturë e qartë organizative, hierarki, kontroll i rreptë, një bollëk protokollesh dhe procedurash dhe ndërveprimi zyrtar i punonjësve. Më shpesh këto janë korporata të mëdha burokratike dhe agjenci qeveritare, si dhe departamente financiare dhe ligjore. Hapësira në këtë rast duhet të karakterizohet nga një rregullim i rregullt, i kuptueshëm i vendeve të punës, të ruajë hierarkinë dhe statusin, të jetë i pajisur me ndarje të larta dhe zona të përcaktuara posaçërisht për ndërveprim, përkundrazi, dhoma të ndara takimesh. Vendet e punës zakonisht janë të izoluara, të ndara në mënyrë të ngurtë në departamente në afërsi të shefit, ngjyrat konservatore shpesh përdoren në brendësi.
Për krahasim, le të marrim vlerën e kundërt "Krijimi". Kompanitë e mbizotëruara nga kjo vlerë karakterizohen nga dëshira për të bërë një produkt ose shërbim së pari, ato përqendrohen në inovacione, në të menduarit jashtë kutisë, në dëshirën për t'u bërë lider përmes zhvillimeve të reja dhe lëshimit më të shpejtë në treg të një ofertë unike. Ky lloj shpesh shoqërohet me kompani IT, si dhe agjenci krijuese të marketingut, por në fakt, pothuajse çdo kompani që krijon produktin e saj ka këtë vlerë, veçanërisht nëse është në një pozitë udhëheqëse në industrinë e saj. Për kompani të tilla, është jashtëzakonisht e rëndësishme që të jenë në gjendje të mbajnë diskutime në grupe, stuhi mendimesh, takime, në mënyrë jozyrtare të ndajnë idetë e tyre me kolegët në çdo kohë. Prandaj, ky lloj organizimi kërkon shumë vende të ndryshme për punë individuale të fokusuar, si dhe për ndërveprim kolektiv dhe takime spontane, sipërfaqe të mëdha për shfaqjen vizuale të informacionit, hapësira më të gjera me një perspektivë të mirë, pasi promovon imagjinatën, më komplekse dhe paraqitja organike, mungesa e njëtrajtshmërisë në modelim dhe përsëritje, zgjidhje inspiruese të brendshme, më pak kufizime dhe më shumë liri, dhe shumë fusha të ndryshme për krijimtari me akustikë të mirë, procesi krijues shkatërrohet shumë lehtë.
Por gjëja më e rëndësishme për të mbajtur mend është se çdo kompani gjithmonë kombinon të katër vlerat. Si rregull, dy prej tyre dominojnë, por, në çdo rast, kultura organizative e secilës kompani është një kombinim unik i të gjitha këtyre vlerave, të cilat janë të pranishme në përmasa të caktuara. Prandaj, nuk do të jeni në gjendje të gjeni kompani me të njëjtën kulturë. Duke ditur kulturën tuaj organizative, duke kuptuar ekuilibrin e vlerave kryesore, mund të merrni një ide të qartë se çfarë hapësire nevojitet për secilin departament specifik dhe kompaninë në tërësi.
Si saktësisht mund ta identifikoni kulturën në një kompani?
- Kërkohet një qasje gjithëpërfshirëse shkencore për një diagnozë të qartë të kulturës organizative të kompanisë dhe ndarjeve të saj. Ne në HAWORTH kemi metodologjinë tonë të patentuar CultureLENS for për të bërë këtë lloj kërkimi. Falë teknologjisë kompjuterike, të gjithë punonjësit mund të marrin pjesë në këtë studim, duke iu përgjigjur në distancë pyetjeve për të analizuar kulturën aktuale organizative. Menaxherët e lartë u përgjigjen pyetjeve shtesë që ndihmojnë në përcaktimin e kulturës së preferuar organizative që ata do të dëshironin të shihnin në kompaninë e tyre në 2-3 vjet. Të gjitha përgjigjet përpunohen nga një kompjuter, duke lejuar ekspertët dhe strategët e hapësirës për zyre të nxjerrin konkluzione dhe rekomandime individuale për klientin. Për shembull, krahasimi i kulturave aktuale dhe të preferuara mund t'ju ndihmojë të kuptoni se cilin drejtim duhet të lëvizni dhe cilat ndryshime duhet të zbatohen në hapësirën e zyrës për të arritur rezultatet e dëshiruara pa shkaktuar refuzim dhe rezistencë nga stafi.
A e kuptoj saktë që rezultatet e studimit të kulturës organizative formojnë bazën e termave të referencës për hartimin e zyrës? A kanë nevojë klientët të sigurojnë diçka tjetër?
- Po, rezultati i studimit është një raport i detajuar, i cili është një përmbledhje modeli, një term i detajuar i referencës për krijimin e një zyre të ardhshme me shembuj të zgjidhjeve hapësinore që do të mbështesin kulturën e preferuar organizative të ndërmarrjes së studiuar. Por unë fola vetëm për një mjet, megjithëse një themelor. Përveç kulturës organizative, është e rëndësishme të kuptohen karakteristikat e tjera individuale të organizatës - stilet ekzistuese të punës, llojet e ndërveprimit midis departamenteve dhe punonjësve, statistikat mbi përdorimin e vendeve të punës dhe vendeve të zakonshme, kënaqësinë personale me hapësirën aktuale të punës, etj. Ekzistojnë kërkime shtesë për të ndihmuar kompanitë të identifikojnë të gjitha këto karakteristika.
Si përfundim, unë do të doja të theksoja edhe një herë se çdo kompani, kur harton një zyrë të re ose kur kryen renovime në një zyrë ekzistuese, duhet të analizojë me kujdes veten dhe nevojat e saj. Possibleshtë e mundur që kjo organizatë nuk ka nevojë të kalojë në Punë të Shkathët ose të Bazuar në Aktivitet. Askush nuk ka për detyrë të ndjekë modën ose të jetë modës, përgjegjësia jonë është të krijojmë hapësirën e duhur që rrit produktivitetin, kënaqësinë dhe angazhimin e punonjësve. Mbi të gjitha, njerëzit janë pasuria kryesore e çdo kompanie.
