Gjatë dekadës së kaluar, dominimi i hapësirave të hapura në zyrat moderne është bërë më i theksuar, duke zhvendosur llojet e tjera të organizimit të hapësirës. Ndërsa hapësira e hapur përmirëson ndërveprimet e punonjësve dhe ul kostot e pasurive të paluajtshme, kjo gjithashtu e bën më të vështirë përqendrimin dhe përqendrimin në punë, gjë që ndikon negativisht në produktivitet dhe në fund të fundit mund të tejkalojë përfitimet.
Sigurisht, praktikisht çdo zyrë duhet të ketë zona të hapura komunikimi që rrisin frekuencën dhe efikasitetin e ndërveprimeve me punonjësit dhe rrisin gjasat e inovacionit. Sidoqoftë, zona të tilla krijojnë ndërhyrje vizuale dhe të zhurmës në hapësira të hapura që ndërhyjnë në përqendrim, dhe puna që kërkon përqendrim është po aq e rëndësishme sa puna në ekip. Prandaj, vlen të kuptohet se çfarë ndikon saktësisht në përqendrim, si mund të shmangni humbjen e tij, dhe gjithashtu se si të kombinohen me kompetencë zona të hapura me zona për punë të fokusuar.
Të gjithë e dinë për problemin e zhurmës dhe humbjen e përqendrimit në hapësirë të hapur, por, për fat të keq, pak janë të shqetësuar seriozisht për këtë çështje. Ndoshta sepse tingulli nuk mund të shihet, ne nënvlerësojmë rëndësinë e tij. Për shembull, nëse do të ndodhte një rrjedhje në zyrë, megjithëse jo shumë serioze, personeli përgjegjës menjëherë do të fillonte ta rregullonte atë. "Rrjedhjet" e tingullit mund të jenë po aq të dëmshme për punën në zyrë, por për disa arsye ne me lehtësi e injorojmë këtë problem, ndryshe nga një qilim i lagur.
Sipas Haworth Research Center, mesatarisht, punonjësit humbin 28% të kohës së tyre të punës për shkak të shpërqendrimeve në zyrë. Si rezultat, ata duhet të fillojnë ditën e tyre të punës herët ose të qëndrojnë vonë në mënyrë që të kryejnë të gjitha detyrat që kërkojnë heshtje dhe përqendrim. Ky problem nuk është aspak i ri. Punonjësit e zyrave shpesh kanë nevojë për vende për t'u tërhequr dhe përqendruar, dhe për fat të keq, ky faktor është më pak i marrë parasysh në hapësirat e hapura të punës. Sipas statistikave nga studimi, më shumë se gjysma e të gjithë punonjësve besojnë se është e vështirë të përqendrohesh në zyrën e tyre, prandaj humbin shumë kohë.
Përveç rrëmujës vizuale dhe ndotjes së zhurmës me të cilën punonjësit duhet të përballen në zyrat me plan të hapur, ata bombardohen me shpërqendrime të tilla si email, telefona inteligjentë dhe mesazhe pop-up. Një tepricë e informacionit nga komunikimet e vazhdueshme mobile dhe të Internetit "i paralizon" ata, duke lënë më pak kohë për t'u përqëndruar në punën e tyre dhe zgjidhjen jostandarde të problemeve. Truri i njeriut punon në të njëjtën mënyrë si një mijë vjet më parë, por tani ne kemi të gjitha këto teknologji, dhe biologjia jonë nuk ka ecur me hapin e zhvillimit të tyre. Mbingarkesa e informacionit u bë shpejt një trend kryesor negativ në tregun e kapitalit njerëzor.
Humbja e përqendrimit
Ndërsa punon për një detyrë, një person mund të përqendrohet në një mënyrë të tillë që ai të perceptojë vetëm informacionin që e konsideron të rëndësishëm, duke injoruar gjithçka tjetër. Kjo është një aftësi e mahnitshme e trurit të njeriut. Sidoqoftë, kur shfaqen shpërqendrime të shumta, vëmendja shpesh zhvendoset nga detyra në krye te më pak e rëndësishmja.
Importantshtë e rëndësishme të theksohet se shpërqendrimet mund të ndahen në dy lloje: të brendshme dhe të jashtme. Dhe sipas studimit, duhen mesatarisht 23 minuta që punonjësit të rifokusohen dhe të kthehen në punë të ndërprerë nga shpërqendrimet e jashtme. Interestshtë interesante që, duke bërë këtë, ata përqendrohen në të paktën dy detyra të tjera para se të kthehen në atë që po bënin më parë.
Faktorët e brendshëm janë, si rregull, mendime ose përvoja personale që nuk lidhen drejtpërdrejt me punën, për shembull, çfarë të hani për drekë ose cilat gjëra kanë mbetur për në mbrëmje. Kthimi në punë, i shpërqendruar nga faktorët e brendshëm, siç doli, është disi më i vështirë dhe zgjat rreth 30-35 minuta. Kështu, ne harxhojmë mjaft përpjekje njohëse duke kontrolluar mendimet tona tërheqëse. Prandaj, është kaq e rëndësishme të minimizohet efekti i faktorëve të jashtëm - në fund të fundit, sa më shumë përpjekje të jetë e nevojshme për t'u marrë me faktorët e jashtëm, aq më shpesh një person do të shpërqendrohet dhe më shumë kohë do të humbasë.
Sa më shumë shumë detyra, aq më e ulët është efikasiteti
Truri i njeriut nuk është i aftë të përpunojë informacionin në të njëjtën mënyrë si një kompjuter, i cili mund të kryejë disa procese në të njëjtën kohë. Njerëzit priren të jenë më shumë në një sekuencë veprimesh. Kur përpiqemi të përmbushim dy ose më shumë detyra, shpesh ndihemi sikur po i bëjmë të gjitha menjëherë. Në realitet, duke kaluar mes detyrave, ne humbasim shumë kohë dhe sa më gjatë që ato të përfundojnë, aq më shumë humbasim përqendrimin dhe më shumë gabime që bëjmë. Shumë madje i referohen shumë detyrave si një formë tjetër e shpërqendrimit, pasi detyrat e shumta tentojnë të tërheqin vëmendjen midis tyre.
Për shembull, ne kemi një detyrë të mbushim disa gota nga një shishe ujë. Ne nuk mund t'i mbushim ato në të njëjtën kohë, kështu që ose i mbushim plotësisht një nga një, ose pak nga pak, duke u kthyer në gota boshe pa pushim. Në rastin e parë, padyshim, ne do të përballemi më shpejt dhe në mënyrë më efikase, ndërsa në rastin e dytë, procesi do të zgjasë më shumë, ndërsa ne mund të derdhim më shumë ujë pas gotave. Dhe sa më shumë gota, aq më shumë do të zgjasë ky proces, dhe më shumë ujë do të derdhim.
Teknologjia mund të jetë veçanërisht sfiduese kur kryeni shumë detyra, sepse me gjithë shpërqendrimet jemi në gjendje të përgatisim veten që të shpërqendrohemi dhe shumica e njerëzve thjesht nuk e trajtojnë shumë punën shumë. Prandaj, duke u përqëndruar në një aktivitet, ne punojmë në mënyrë më produktive. Sidomos në gjendjen "rrjedhë".
Hyr në lumë
Rrjedha është një koncept në psikologji që u zhvillua nga psikologu hungarez Mihai Csikszentmihalyi në vitet 1970. Ky term i referohet një gjendje mendore në të cilën një person është plotësisht i përfshirë në një aktivitet të caktuar, i motivuar, plot energji dhe shpesh humbet kohën. Në këtë mënyrë ai punon jo vetëm në mënyrë më produktive, por edhe më krijuese.
Shpërqendrimet e jashtme mund të ndërhyjnë në fokus, por kanë pak ose aspak efekt mbi ata që janë në gjendje "rrjedhje". Për shembull, muzika në zyrë mund të perceptohet si një shpërqendrim nga një dhe pothuajse pa u vënë re nga një tjetër, edhe pse të dy janë të përqendruar në të njëjtën detyrë. Kjo mund të nënkuptojë që i dyti tashmë ka hyrë në gjendjen e "rrjedhës", ndërsa tjetri vetëm po përpiqet ta bëjë këtë, por faktorët e jashtëm ndërhyjnë me të.
Nga ana tjetër, stimujt e jashtëm nuk duhet të jenë shpërqendrues, por, përkundrazi, mund të jenë të dobishëm për kryerjen e punës. Ndonjëherë është e nevojshme të kuptohet dhe vlerësohet situata e jashtme dhe mjedisi. Kjo vetëdije situative mund të jetë e dobishme për aktivitete të caktuara. Për shembull, gjatë ngasjes, një person është i përqendruar, ndërsa ai duhet të vlerësojë faktorë të ndryshëm të situatës: rrugën, semaforët, përdoruesit e tjerë të rrugës.
Puna produktive e zyrës kërkon si vetëdijësimin e situatës ashtu edhe hyrjen në një gjendje "rrjedhëse". Për fat të keq, është e pamundur të jesh në të dy shtetet në të njëjtën kohë, prandaj, duke marrë parasysh detyrat aktuale, rrethanat dhe faktorët e brendshëm dhe të jashtëm, punonjësit duhet të kalojnë midis tyre. Dhe hapësira për zyre duhet të mbështesë punën në secilin prej këtyre shteteve.
Projektimi i hapësirës së punës së përqendrimit
Shpërqendrimet nuk do të zhduken, por hapësira për zyre duhet ta mbajë punën të përqendruar në vend që të krijojë pengesa të reja për të arritur një gjendje "të rrjedhshme".
Nevojat për punë të punonjësve ndryshojnë gjatë gjithë ditës në varësi të detyrës. Për shembull, së pari duhet të renditni postën tuaj, të bëni disa telefonata, pastaj të përgatiteni për një takim, të diskutoni detyra me kolegët dhe më pas të përgatitni një ofertë tregtare. Vetëm me një qasje të integruar të dizajnit mund të krijoni një hapësirë që është e përshtatshme për të gjitha aktivitetet e listuara.
Kjo qasje holistike për organizimin e hapësirës për zyre përfshin pesë parime: diversitetin, zgjedhjen, kontrollin, njohjen dhe plotësimin.
Diversiteti Mos zgjidhni midis zonave të hapura dhe private, ju duhet t'u siguroni punonjësve të dyja, dhe gjithashtu t'u jepni atyre mundësinë për të zgjedhur hapësirën e përshtatshme për secilën detyrë. Puna që kërkon përqendrim mund të kryhet në çdo zonë: dikush është më komod në një hapësirë të hapur nën tingujt e një zhurme në zyrë, ndërsa dikush ka nevojë për heshtje të plotë në një vend të izoluar. Gjëja kryesore është që të dy llojet e hapësirës të paraqiten në zyrë.
Zgjedhja. Besojuni punonjësve tuaj të zgjedhin se ku, si dhe kur bëjnë punën e tyre. Dhe ata vetë do të jenë në gjendje të gjejnë kushtet në të cilat do të jenë më produktive.
Kontrolli. Jepni punonjësve kontroll mbi vendin e tyre të punës. Nëse vendosni gjithçka për ta, atëherë ka një probabilitet të lartë të gaboheni me preferencat e tyre. Për shembull, duke vendosur të eliminojnë ndërhyrjet në zhurmë midis punonjësve dhe t'i izolojnë ata nga vendet e zakonshme, kompanitë mund të degradojnë ndjeshëm ndërveprimin e kolegëve. Në vend të kësaj, u jepni punonjësve aftësinë për të rregulluar privatësinë e vendit të tyre të punës, frekuencën e ndërveprimit me kolegët, si dhe grupin e aksesorëve, nivelin e dritës, temperaturën, etj. Vetë kuptimi që ata mund të kontrollojnë hapësirën e tyre të punës mund të kompensojë disa nga efektet negative të shpërqendrimeve.
Njohja. Të kalosh nga pika A në pikën B, atëherë në pikën C duhet të jetë e lehtë. Paraqitjet e qarta dhe të thjeshta i lejojnë njerëzit të lundrojnë shpejt në hapësirë dhe të shmangin situatat e vështira dhe kohën e humbur. Një plan urbanistik me të vërtetë i kuptueshëm lejon një punonjës të imagjinojë mendërisht një hartë të zyrës, të gjejë kolegë në të dhe të kuptojë intuitivisht qëllimin e secilës zonë. Kur përcakton qartë fushat funksionale, nuk i mbingarkoni proceset njohëse të punonjësve me mendime të panevojshme, dhe ata janë menjëherë të gatshëm ta drejtojnë energjinë e tyre në kryerjen e detyrave në vend që të përpiqen të lundrojnë në hapësirë.
Rimbushja e forcave. Jepni kohë dhe hapësirë punonjësve për pushime. Kur përqendrohemi në punë për një kohë të gjatë, harxhohet shumë energji dhe trupi lodhet më shpejt. Truri ynë bën gjëra vërtet të mahnitshme duke na lejuar të përqendrohemi në diçka për një kohë të gjatë pa i kushtuar vëmendje shpërqendrimeve. Prandaj, "rimbushja" pas një aktiviteti të tillë është thjesht e nevojshme. Një mundësi për të rimbushur energjinë tuaj është të shijoni pamjen nga dritarja ndërsa bëni një pushim të shkurtër nga puna, dhe çdo kompani duhet ta sigurojë këtë mundësi. Ju gjithashtu mund të bëni pushime të shkurtra gjatë gjithë ditës për të kapur një meze të lehtë ose për të biseduar me kolegë në zona informale. Një ose dy pushime më të gjata, të tilla si të shkuarit në palestër ose të ecni jashtë zyrës, mund të sigurojnë rritjen e nevojshme të energjisë për një seancë më të gjatë pune. Importantshtë e rëndësishme t'u siguroni punonjësve këto opsione në mënyrë që ata gjithmonë të marrin energji për të punuar në përqendrim.
Problemi i përqendrimit në zyrat ruse
Denis Chernichkin, Drejtori i Biznesit të Brendshëm Haworth, dha komentet e tij mbi këtë studim dhe i lidhi ato me realitetet ruse.
“Problemi me përqendrimin në hapësira të hapura në Rusi nuk është më pak urgjent sesa në Perëndim. Unë madje do të thoja që çështja është edhe më akute. Fakti është që, për shembull, kompanitë amerikane, për pjesën më të madhe, po lëvizin me shumë kujdes për të hapur hapësirë dhe e përdorin atë vetëm për ndarje ose zona specifike. Në zyrat ruse, ky tranzicion është bërë më i mprehtë dhe më i drejtpërdrejtë, pa marrë parasysh specifikat e aktiviteteve të punonjësve dhe stilet e tyre të punës. Për më tepër, shpesh në rreshta të shumtë të "stolave" monotone praktikisht nuk ka asnjë caktim të kufijve ose pengesa akustike. Pse zhurma dhe shpërqendrimet e tjera arrijnë nivele kritike. Kjo konfirmohet nga hulumtimi ynë mbi Ideation në zyrat ruse, si rezultat i të cilit ne marrim konfirmim të vazhdueshëm se pothuajse në çdo kompani ankesa kryesore e punonjësve është mungesa e privatësisë dhe pamundësia e përqendrimit.
Në mënyrë që punonjësit të përqendrohen në detyrat e tyre, hapësira e punës duhet të sigurojë fusha të përcaktuara qartë për punën ekipore, individuale dhe të përqendruar. Këto zona nuk duhet të konkurrojnë, por plotësojnë njëra-tjetrën. Shumëllojshmëri dhe disponueshmëri më e madhe e kësaj apo asaj hapësire u mundëson punonjësve që të përdorin mjedisin më të përshtatshëm për detyrën aktuale dhe i lejon ata të mos shpërqendrojnë fqinjët, si dhe lehtëson monotoninë e mërzitshme të përsëritjes së rreshtave të hapësirës së hapur, duke përmirësuar komoditetin akustik.
Dhe sigurisht, është jashtëzakonisht e rëndësishme të trajnosh punonjësit për përdorimin korrekt të hapësirës. Isshtë e nevojshme të përfshihen njerëzit në procesin e ndryshimit që nga fillimi, pasi që është shumë më e lehtë të zbatosh idetë e marra përmes komunikimit me kolegët dhe të mos imponosh të tjerët. Kompanitë duhet të forcojnë sjelljen e re përmes një strategjie të artikuluar mirë të ndryshimit, komunikimit dhe trajnimit. Në këtë rast, ata nuk do të hasin në rezistencë nga punonjësit dhe efektiviteti i inovacioneve do të jetë sa më i lartë . Bazuar në Kërkimin Haworth
